Digitalisierung der Geschäftsvorgänge – mehr Nutzen oder Aufwand?

23.06.16 - Die Digitalisierung schreitet gnadenlos voran und scheint auch im Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Papierberge und Ordnerschränke könnten in der Zukunft der Vergangenheit angehören, so sollte man meinen. Doch in den meisten Betrieben herrsche große Unsicherheit, wie mit den Unterlagen in Papierform in naher Zukunft umgegangen werden soll.

Um mehr Klarheit bei dem Thema: „Digitalisierung, Archivierung und E-Rechnungen – mehr Nutzen oder Aufwand?“ herbeizuführen, holten sich die UnternehmerFrauen im Handwerk des Arbeitskreises Fulda e.V. das IT-Unternehmen DATEV e.G. zu Hilfe. Mit Thomas Biermann stellte das Unternehmen einen kompetenten Ansprechpartner den UFH-Frauen an die Seite, der den Damen die Möglichkeiten der regelrechten und sicheren Archivierung aufzeigte. „Die Speicherung gewaltiger Datenmengen in Form einer elektrischen Archivierung wird eine zukünftige Herausforderung“, erklärt Biermann.

Er informierte über den Umgang mit Rechnungen in digitaler Form, die vielen Unternehmen mittlerweile per Mail zugesandt werden. Diese müssten zum Beispiel in der ursprünglichen Form bei jeder Betriebsprüfung dem Steuerprüfer zur Verfügung gestellt werden. Hier reiche nicht das ausgedruckte Dokument, sondern die archivierte Mail müsse greifbar sein. Biermann wies darauf hin, dass nur mit einer Archivierungssoftware Rechnungen in Papierform so digitalisiert werden können, dass sie den Anforderungen des Finanzamtes standhielten. „Nehmen Sie ihren Steuerberater mit ins Boot, dann sind Sie auf der sicheren Seite“, so der Tipp vom Fachmann. Wer bei den Prozessen rund um das Scannen der alltäglichen Rechnungsbelege definiert Regeln einhalte, könne das Papier danach vernichten und somit die Verwaltung seines Betriebes vereinfachen.

Die Digitalisierung biete nicht nur Vorteile der Archivierung, sondern erleichtere erheblich die Unternehmenssteuerung und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Somit könnten die Betriebe viel Zeit und Kosten einsparen, da das lästige „Ordnerwälzen“ und „Belegesuchen“ bald der Vergangenheit angehören könnte. Den UnternehmerFrauen gab Biermann noch den Ratschlag mit auf den Weg: „Gehen Sie raus, schauen Sie, was Sie machen können und Sie sind vorbereitet!“ +++