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Welche Vorteile bietet die Einführung eines ERP-Systems?

25.05.18 - Arbeitsvorgänge werden aufgrund der fortschreitenden Technologisierung und Digitalisierung immer komplexer. Der damit einhergehende Verwaltungsaufwand kostet eine Firma viel Zeit und Geld. Je mehr Abteilungen miteinander verknüpft arbeiten, desto wichtiger ist es, dass sämtliche Betriebsprozesse effizient ablaufen. Hierfür ist eine ERP-Software sinnvoll. Mit ihr lassen sich alle Unternehmensressourcen zentral planen und koordinieren, was für die Wettbewerbsfähigkeit essenziell ist.

Wie steigert man mit ERP-Systemen die Effektivität einer Firma?

Hinter dem Kürzel ERP stehen die Worte Enterprise-Resource-Planning, was ins Deutsche übertragen in etwa „Verwaltung von Firmengütern“ bedeutet. Gemeint ist damit eine Software, mit der sich sämtliche Ressourcen steuern lassen. Dazu zählen neben den finanziellen Gütern auch die Betriebsmittel, das Personal und alle angebotenen Dienstleistungen und Produkte. Von einer solchen Datenvernetzung profitieren das Lager, die Logistik und Produktion, der Vertrieb sowie das Marketing und alle Buchhaltungsabteilungen.

Für den Betrieb als Ganzes ergeben sich folgende Vorteile:

· Die Kommunikation innerhalb der Firma läuft reibungsfrei ab.
· Autorisierte Mitarbeiter können die benötigten Daten zu jeder Zeit abrufen. Nutzt man ein cloudbasiertes ERP-System, ist dies auch von unterwegs möglich.
· Vorgänge, die häufig und immer wieder auf ähnliche Art durchgeführt werden, lassen sich zum überwiegenden Teil automatisieren.
· Die Produktivität einzelner Betriebsbereiche lässt sich evaluieren. So kann man gezielt den Workflow von weniger effektiv arbeitenden Abteilungen verbessern.
· Bei Geschäftsprozessen lassen sich Standards wesentlich leichter einhalten. Dadurch erhöhen sich die Effizienz und die Qualität der Dienstleistungen und produzierten Waren.
· Bestimmte Arbeitsschritte übernimmt eine ERP-Software ganz. Dazu zählt häufig eine Langzeitarchivierung von Daten.
· Koordiniert eine Firma viele Arbeitsvorgänge mit derselben Software, laufen diese umso effizienter ab. Im Gegenzug kann es häufiger zu Problemen bei der Kompatibilität kommen, wenn Programme unterschiedlicher Hersteller parallel genutzt werden. Im Worst-Case droht ein Datenverlust. Dies lässt sich mit ERP-Systemen im Normalfall vermeiden.

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Insgesamt resultiert aus diesen Vorteilen eine immense Zeit- und Kostenersparnis, worauf eine Firma nicht verzichten sollte, wenn sie im Wettbewerb ihre Konkurrenten hinter sich lassen möchte. Weiterführende Informationen zu den Funktionen und Modulen von ERP-Systemen liefert dieser ausführliche ERP-Ratgeber.

Kann eine Tabellenkalkulation eine ERP-Software ersetzen?

Viele kleinere Unternehmen und Start-ups nutzen preisgünstige Tabellenkalkulationsprogramme, um ihre Firmendaten zu verwalten. Doch können derartige Anwendungen ein ERP-System ersetzen? Durch zahlreiche kostenlose Layout-Vorlagen sind Arbeitstabellen leicht erstellt und die Nutzung von Programmen wie Excel ist den meisten Mitarbeitern bereits bekannt. Ebenso sind Verweise auf andere Tabellen möglich.

Mit wachsender Komplexität von Betriebsabläufen, häufen sich allerdings die Nachteile von Tabellenkalkulationen:

· Greifen viele Mitarbeiter gleichzeitig auf dieselbe Tabelle zu, kann sie die Eingaben häufig nur noch sehr langsam verarbeiten, was bei einer ERP-Software nicht der Fall ist.
· Eine Sicherheit der Daten ist nicht gewährleistet. Werden Dateien versehentlich überschrieben oder gelöscht, ist eine Wiederherstellung (z.B. bei Excel) nur noch unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
· Nicht für alle Arbeitsprozesse sind Tabellen übersichtlich genug.

Für Freiberufler oder Firmen mit wenig komplexen Strukturen und Arbeitsabläufen sind Tabellenkalkulationen durchaus geeignet. Ebenso lassen sich nur manche Aufgaben in größeren Konzernen damit lösen. Bei der zentralen Verwaltung von Firmendaten können Excel und Co. ein ERP-System jedoch nicht ersetzen.

So gelingt die Einführung eines ERP-Systems

Je früher ein Betrieb flächendeckend auf ein ERP-Computerprogramm umsteigt, desto schneller profitiert er von den Vorteilen. Folgende Liste soll dabei helfen, dass der Wechsel zu einer ERP-Software möglichst strukturiert und reibungsfrei abläuft:

· Bevor sich ein Unternehmen auf die Suche nach einem passenden Anbieter begibt, sollte es sich intern besprechen, welche Funktionen das Programm alles haben soll und welche Abteilungen damit in Zukunft arbeiten. Sinnvoll ist es hierbei, alle bisher verwendeten Programme zu listen. So lässt sich schnell herausfinden, was die neue Software alles können muss. Auch im Fall einer Expansion sollte das ERP-Programm alle nötigen Funktionen bereithalten.
· Üblicherweise bieten Softwarehersteller kostenlose Testversionen an. In einer solchen Testphase ist es ratsam, alle wichtigen Features mit echten Firmendaten auszuprobieren. Ebenfalls ist ein Datenimport zu empfehlen. Wenn Probleme auftreten, sollte man diese vor einem Kauf lösen.
· Idealerweise nimmt die komplette Belegschaft rechtzeitig vor einer Softwareumstellung an intensiven und einheitlichen Schulungen teil. Damit kann der volle Funktionsumfang des Computerprogramms schneller im Alltag genutzt werden und das Risiko für Anwendungsfehler sinkt.

Allgemein gehen mit der Umstellung auf eine neue Software erhebliche Kosten einher. Um diese so gering wie nur möglich zu halten, sollte ein Unternehmen die Einführung eines ERP-Systems gut planen und mit höchster Priorität angehen. Denn je reibungsloser dieser Prozess abläuft, desto früher kann ein Betrieb von den zahlreichen Vorteilen einer ERP-Software profitieren. +++


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