alt & partner… und plötzlich klopft es an der Tür (Die neue Kassen-Nachschau 2018)
Überraschung findet statt, wo man es nicht erwartet hat: eine nette Geste, ein liebes Wort, eine Schachtel Pralinen oder unangekündigter Besuch. Wobei unangekündigter Besuch eine schöne Überraschung sein oder den Besuchten in eine unangenehme Situation bringen kann. Letzteres trifft sicherlich zu, wenn es an der Tür klopft und der Finanzbeamte zu einer unangekündigten Kassen-Nachschau vor der Tür steht. Was darf der Prüfer und wo sind die Grenzen? Das erläutert Ihnen unser themenbezogenes Info- Video.
Monika Weber Dipl. Finanzwirtin, Steuerberaterin bei alt & partner
Finanzbehörden dürfen ab 2018 ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung (Betriebsprüfung) während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume des Unternehmers betreten, um das Kassenbuch zu überprüfen bzw. einen Kassensturz zu machen (sog. Kassen-Nachschau).
Der Kassenprüfer muss sich nicht nur mit seinem Dienstausweis identifizieren, sondern sollte auch ein Dokument vorlegen, aus dem seine Autorisierung zur Nachschau hervorgeht. Die Kassen-Nachschau wird regelmäßig außerhalb einer Außenprüfung und ohne eine vorherige Ankündigung erfolgen. Der Kassenprüfer darf unangekündigte Testkäufe durchführen und die Handhabung der Kassen in den Geschäftsräumen beobachten, ohne sich vorher auszuweisen.
Die Kassen-Nachschau darf nur auf den Geschäftsgrundstücken bzw. in den Geschäftsräumen und während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten stattfinden. Erstrecken sich die Geschäftszeiten wie zum Beispiel im Einzelhandel auf Samstage, wäre auch dann eine Nachschau möglich.
Es können computergestützte Kassensysteme, Registrierkassen und offene Ladenkassen kontrolliert werden.
Der Kassenprüfer darf die Wohnräume ohne die Zustimmung des Unternehmers grundsätzlich nicht betreten. Eine Ausnahme besteht, wenn eine dringende Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung besteht. Dies ist der Fall, wenn er ernstzunehmende Gründe für einen Verlust von steuerlichen Informationen (Verdunklungsgefahr) sieht und nennenswerte Mehrsteuern zu erwarten sind.
Die Kassen-Nachschau berechtigt nicht zu einer umfassenden Durchsuchung der Geschäftsräume. Die Nachschau hat sich lediglich auf den Bereich der Kassen als Prüfungsgegenstand zu beziehen. Das Öffnen von Schränken oder Schubladen durch den Prüfer oder entsprechende Aufforderungen an den Unternehmer sind nicht rechtmäßig.
Der Unternehmer muss alle Aufzeichnungen, Bücher, die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen sowie die elektronischen Daten bereitstellen und Auskünfte erteilen. Die Kosten trägt der Unternehmer.
Fallen dem Prüfer bei der Kassen-Nachschau Unregelmäßigkeiten zum Beispiel in Bezug auf die Kassenaufzeichnungen, -buchungen oder die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung auf, kann er ohne gesonderte Prüfungsanordnung und ohne Fristsetzung, zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen. Diese erstreckt sich dann auf alle betrieblichen Unterlagen, elektronischen Daten und Steuerarten für den festgelegten Prüfungszeitraum. Auf den Übergang zur regulären Betriebsprüfung muss vom Prüfer schriftlich hingewiesen werden.
Zu den steuerlichen Folgen, die eine nichtordnungsgemäße Kasse bei einer Prüfung mit sich bringen kann, gibt es künftig neue Bußgeldtatbestände. Eine Ordnungswidrigkeit liegt etwa vor, wenn die Geschäftsvorfälle nicht vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet werden. Die neuen speziellen Bußgeldtatbestände für Verstöße gegen die Ordnungsvorschriften für Kassen gelten ab 2020. Es kann für Verstöße eine Geldbuße von bis zu 25.000 € festgesetzt werden.
Vorbereitung ist alles, damit der Besuch des Kassenprüfers Sie nicht in eine unangenehme Situation bringt. Sprechen Sie Ihren Steuerberater rechtzeitig zu den Themen Kassenbuch, Kassensturzfähigkeit, Zählprotokollen und Privatentnahmen an.
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