antonius goes digital: Bürosystemhaus Schäfer als Projektpartner

28.01.21 - In den verschiedenen Bereichen von antonius: gemeinsam Mensch fallen zahlreiche Rechnungen an, die bisher manuell von den Abteilungen geprüft werden mussten. Mittels einer Lösung des Bürosystemhaus Schäfer können die Rechnungen nun gebündelt und zentral bearbeitet werden. Das sorgt für einen besseren Gesamtüberblick und erleichtert die tägliche Arbeit.

Eine Besonderheit lag in der Verknüpfung der unterschiedlichen Organisationseinheiten und Standorte mit Ihren jeweiligen Zulieferern. Durch intensive Schulung, einen abgestimmten Projektplan und die individualisierte Workflowstruktur können jedoch nun alle beteiligten Organisationseinheiten in den Digitalisierungsprozess integriert werden.

Die erreichten Ziele:

1.AUTOMATISCHES KLASSIFIZIEREN UND AUSLESEN DER RECHNUNGEN
2.ÜBERBLICK ALLER SICH BEI ANTONIUS BEFINDLICHEN RECHNUNGEN
3.EINFACHE UND SCHNELLE ABLAGESTRUKTUR UND PRÄZISER DATEVEXPORT DER RECHNUNGEN

Die standortübergreifende Workflowgestaltung durch die Prozessdesigner von Bürosystemhaus Schäfer und die Schaffung eines Echtzeitüberblicks durch die zentrale Buchhaltung machen den Erfolg des Projekts komplett.

Haupthaus von antonius: gemeinsam Mensch

Statement Bürosystemhaus:

Im Laufe des Projekts stellten wir fest, dass es zu einer dynamischen Entwicklung kam und der Mehrwert, der durch die Digitalisierung des Rechnungseingangs entstand in allen Organisationseinheiten begrüßt wurde. Der Wert eine Übersicht aller im Unternehmen befindlichen Eingangsrechnungen zu erstellen und somit noch zusätzlich eine Zeitersparnis im Workflow zu etablieren, veranlasste schließlich alle Beteiligten das Projekt zu einem Erfolg zu machen. Neben der Digitalisierung der Eingangsrechnungen, steht aktuell der Posteingang im Fokus. Mit Hilfe eines cleveren Archivierungstool für E-Mails müssen künftig keine Rechnungen mehr händisch im E-Mail-Client verarbeitet werden. Aktuell werden hiermit schon knapp 150 Dokumente pro Tag automatisch aus dem Postfach abgegriffen und mit Hilfe eines Auslesetool bewertet. Gerade in der Digitalisierung ist es wichtig, den Mut zu haben, etwas Neues zu beginnen. Wir danken antonius: gemeinsam Mensch für das entgegen gebrachte Vertrauen, diesen Anfang mit uns zu tun.

Leandro Schäfer & Elias Christl

Statement antonius:

"Wir von antonius haben uns vor etwa zwei Jahren dazu entschieden, die Möglichkeiten der Digitalisierung auch für unseren Rechnungsworkflow zu nutzen. In unserem vielfältigen Netzwerk entstehen täglich zahlreiche Rechnungen, sodass es für uns zunehmend schwieriger wurde, diese analog zu bearbeiten, bevor das Zahlungsziel oder die Skontofristen abgelaufen sind. Durch die Einführung von ELO Professional wurde der Kommunikationsfluss erleichtert. Nach Erhalt einer Rechnung können wir innerhalb von Minuten mit der Buchung und Zahlung beginnen. Dadurch haben wir einen deutlichen Mehrwert gewonnen. Ein weiterer Vorteil für uns liegt darin, Rechnungen schnell und präzise im Archiv zu finden und weiterzuleiten. Arbeitszeit, welche beim Suchen nach Rechnungen im analogen Aktenarchiv verloren gegangen war, können wir in Zukunft für effizientes Arbeiten nutzen. Wir von antonius bedanken uns bei der IT-Abteilung der Firma Bürosystemhaus Schäfer für den reibungslosen und leichten Schritt in Richtung Digitalisierung."

Steffen Heller Leitung Rechnungswesen

antonius: gemeinsam Mensch engagiert sich als Stiftung nachhaltig für bessere Start- und Lebensbedingungen von Menschen mit Behinderungen. Um jedem Menschen die Möglichkeit zu geben, möglichst selbstständig zu leben, entwickelt antonius innovative Projekte in allen Bereichen des Lebens. Dazu gehören neben dem Wohnen, dem Arbeiten und der Freizeit auch die Frühförderung und Bildung.

Das Netzwerk bietet insgesamt rund 1.250 Arbeits- und 80 Ausbildungsplätze für Menschen mit und ohne Behinderungen und ist damit einer der größten Arbeitgeber der Region Fulda. Mehr als 290 Ehrenamtliche, etwa 70 junge Menschen im Freiwilligendienst und 250 Praktikanten engagieren sich bei St. Antonius. Außerdem besuchen mehr als 150 Kinder und Jugendliche die verschiedenen Schulen. +++